«Офис переехал!» – как грамотно организовать переезд в Германии

Быстро, с минимальными затратами средств и нервов организовать «второй дом» можно, если грамотно подойти к нюансам, тонкостям и подводным камням переезда. Смена места прописки офиса – это не просто перевозка вещей. Это процесс, от которого зависит выполнение заказов клиентов и получение доходов компании.

Все по порядку

После принятия окончательного решения о переезде (его делает руководство компании, базируясь на собственном мнении или коллегиальном решении) составляется поэтапный план, включающий:

• распределение обязанностей;
• выбор мувинговой компании;
• подготовку;
• переезд и обустройство на новом месте.

Несколько ответственных лиц смогут правильно распределить фронт работ: кто заказывает машину, кто и как собирает, пакует документы, кто расторгает договор с владельцем старого офиса.

Выбор компании-перевозчика

Среди рекламирующих услуги «переезда под ключ» важно выбрать ту компанию, которая аккуратно и бережно перевезет вещи, при этом продемонстрирует квалификацию и высокий уровень предоставления заявленных услуг. Для этого рассматривают портфолио компании-подрядчика:

• наличие опыта;
• рекомендаций;
• ценовую политику;
• транспорта;
• отзывы;
• перечень предоставляемых услуг;
• гарантии, страховки и обязательства.

Все организационные моменты решаются для того, чтобы мувинговая компания могла оценить объем работы и озвучить стоимость. Учитывают:

• реальный объем перевозимых вещей;
• необходимость разборки/сборки мебели;
• наличие особо важного груза, его правильную упаковку;
• сроки;
• особенности помещений выезда и въезда.

Выбор мувинговой компании может занять значительный отрезок времени. В процессе выбора проводятся встречи с представителями, посещаются офисы, делается осмотр автопарка. Важно предоставить муверам все пожелания и требования. Для Германии хороший вариант https://heldintrans.de/, работаю уже много и лет и всегда переезды на отлично.

Подготовка к переезду

Избежать офисного хаоса поможет грамотная организация. Что нужно:

• оповестить сотрудников о дате переезда и четких сроках явки на новое рабочее место;
• назначить ответственных;
• составить план расположения вещей в новых кабинетах;
• согласовать, если нужно, работу лифтов в старом и новом офисах;
• промаркировать мебель, оргтехнику, другие вещи;
• подготовить документы от компании-исполнителя;
• погасить задолженность по аренде и коммунальным платежам;
• постоянно поддерживать связь с перевозчиком.

Также определяют координатора, к которому можно обращаться по всем возникающим вопросам. Выполнение этих первоочередных задач позволит избежать путаницы и беспорядка.

На новом месте

Во время переезда в новом и старом офисах присутствуют представители коллектива. Они контролируют и управляют работой грузчиков. Если заранее промаркировать двери кабинетов, в них быстро можно занести мебель соответствующей маркировки.
Если мувинговая компания нанята оформить офис «под ключ», она самостоятельно сложит мебель, расставит ее согласно плану, уберет упаковочные материалы, остатки мусора.
На этом переезд офиса можно считать законченным. Главное – не переезжать в спешке. Тщательно обдумав каждый этап и выбрав добросовестных помощников в лице сотрудников офиса и мувингов, можно обустроить новый «второй дом» без хлопот и больших затрат.